Documents · Flandre · Bonnes pratiques
Une simple distraction peut coûter cher : les erreurs à éviter avant, pendant et après une course
Un logiciel conforme et Chiron ne suffisent pas si le chauffeur oublie d’ouvrir son service, sélectionne le mauvais véhicule ou n’envoie pas le titre au client.
Quelles gestes quotidiens rendent les données obligatoires absentes, incorrectes ou impossibles à présenter ?
En bref
La plupart des problèmes viennent d’oublis : service non démarré, compte partagé, mauvais véhicule, course non clôturée, titre non remis, données modifiées sans trace. Ce n’est pas forcément de la fraude, mais les documents et Chiron peuvent être faux. Imposer une routine de 5 minutes avant / pendant / après chaque course.
Un logiciel conforme et une connexion Chiron ne suffisent pas si le chauffeur oublie d'ouvrir son service, sélectionne le mauvais véhicule ou n'envoie pas le titre de transport au client. L'état de service (dienststaat) et le titre (vervoerbewijs) reposent sur des gestes quotidiens avant, pendant et après chaque course.
Voici 18 erreurs fréquentes qui rendent les données absentes, incorrectes ou impossibles à présenter — et la bonne habitude associée. Pour le hub documents : documents taxi.
Ce n'est pas automatiquement de la fraude
La plupart de ces situations viennent d'oublis, de stress ou de mauvaises routines — pas d'une intention de tromper. Pour l'agent, le constat reste factuel : données manquantes, incohérentes ou non présentables. Les amendes liées aux documents et un contrôle documents raté peuvent suivre, même sans « fraude » au sens courant du terme.
1. Rouler sans avoir démarré le service
Sans service ouvert, l’état de service n’a souvent ni heure de début, ni kilométrage de départ, ni localisation initiale. Les courses encodées ensuite flottent sans cadre de journée.
Exemple
Le chauffeur prend un client à 7 h 10, ouvre l’app seulement à 8 h pour la deuxième course. La feuille commence trop tard : la première course n’existe pas correctement.
La bonne habitude
- Ouvrir le service avant le premier déplacement commercial.
- Vérifier l’écran « service en cours » (heure, véhicule, chauffeur).
- Ne jamais compter sur un démarrage « automatique » non confirmé.
2. Utiliser un compte chauffeur partagé
L’état de service et le titre doivent porter le nom du chauffeur qui conduit vraiment. Un login partagé mélange les journées, fausse Chiron et complique tout contrôle.
Exemple
Deux collègues utilisent le même compte « garage ». En contrôle, la carte dit Jean, l’app dit Pierre : incohérence immédiate.
La bonne habitude
- Un compte personnel par chauffeur.
- Se déconnecter en fin de service si l’appareil est partagé.
- Refuser de « prêter » son login, même pour une course.
3. Sélectionner le mauvais véhicule
Plaque, type de service et autorisation véhicule sont liés. Une mauvaise sélection envoie des données à Chiron et sur les documents pour un autre véhicule.
Exemple
Le chauffeur prend la voiture B mais laisse sélectionnée la voiture A. Les titres et l’état de service portent la plaque A toute la journée.
La bonne habitude
- Contrôler la plaque affichée avant le premier client.
- Changer de véhicule dans l’app dès qu’on change de voiture.
- En cas de doute, clôturer et rouvrir le service sur le bon véhicule.
4. Encoder un mauvais kilométrage de départ
Le kilométrage de début sert de référence pour les distances du service. Une erreur de 100 km fausse les totaux et peut paraître comme une manipulation.
Exemple
Le compteur indique 142 350 km ; le chauffeur tape 142 250. Toutes les distances du jour sont décalées.
La bonne habitude
- Lire le compteur avant de valider le démarrage.
- Photographer le compteur si la procédure interne le demande.
- Corriger immédiatement avec une trace (ancienne / nouvelle valeur).
5. Oublier d’encoder une pause
Les pauses font partie de l’état de service. Sans elles, la journée semble continue alors que le véhicule était hors service commercial.
Exemple
Pause déjeuner d’une heure non encodée. En contrôle, la feuille montre une activité ininterrompue de 12 h.
La bonne habitude
- Démarrer la pause dans l’app dès qu’on s’arrête vraiment.
- Clôturer la pause avant de reprendre les courses.
- Ne pas « inventer » les pauses le soir.
6. Démarrer la course trop tard
Si le départ est encodé après le vrai départ, horaires, distances et éventuelle transmission Chiron ne correspondent plus au trajet réel.
Exemple
Client embarqué à 18 h 02, course démarrée dans l’app à 18 h 11 après 2 km. Le titre sous-estime la durée et la distance.
La bonne habitude
- Démarrer la course dès l’embarquement (ou selon la règle métier du logiciel).
- Ne pas attendre le feu rouge ou la destination pour cliquer.
- Si oubli : noter l’heure réelle et corriger avec audit trail.
7. Terminer la course trop tôt
Clôturer avant la dépose coupe le trajet. Prix, distance chargée et titre deviennent incomplets ou faux.
Exemple
Le chauffeur clôture en arrivant dans le quartier, puis roule encore 800 m jusqu’à l’adresse. Le ticket ne couvre pas la fin réelle.
La bonne habitude
- Terminer la course à l’arrêt final du client.
- Vérifier adresse / distance avant validation.
- Ne pas clôturer « par avance » pour gagner du temps.
8. Laisser une course ouverte
Une course non clôturée bloque souvent le titre, fausse les totaux et peut empêcher de démarrer correctement la suivante.
Exemple
Course du matin encore ouverte à 16 h. Impossible de générer un titre propre ; les distances s’accumulent.
La bonne habitude
- Clôturer immédiatement après la dépose.
- Avant chaque nouvelle course : vérifier qu’aucune course n’est en cours.
- En fin de service : scanner la liste des courses ouvertes.
9. Ne pas vérifier le prix final
Le prix affiché / convenu et le prix facturé doivent pouvoir figurer correctement. Un montant non contrôlé se retrouve faux sur le titre et sur l’état de service.
Exemple
Forfait 35 € annoncé, encodage laissé à 28 €. Le client reçoit un titre incorrect ; le contrôle croise avec le paiement.
La bonne habitude
- Relire le montant avant de valider la fin de course.
- Distinguer prix annoncé et prix réellement perçu.
- Corriger avant envoi du titre, pas le lendemain.
10. Ajouter des frais sans preuve
Suppléments (attente, bagages, péage…) doivent être justifiables. Sans motif clair, le titre et la feuille paraissent gonflés ou arbitraires.
Exemple
Frais « divers » de 8 € sans note. Le client conteste ; en contrôle, aucune explication cohérente.
La bonne habitude
- N’ajouter que les frais prévus / autorisés.
- Renseigner le motif dans le champ prévu.
- Garder un justificatif (péage, photo) si la procédure l’exige.
11. Générer le titre sans l’envoyer
Créer le PDF ne suffit pas. Le titre doit être remis au client sans qu’il le demande. Générer ≠ remettre.
Exemple
Le chauffeur valide « générer » puis range le téléphone. Le client repart sans ticket ; en contrôle, « j’ai généré » ne suffit pas.
La bonne habitude
- Envoyer ou imprimer immédiatement après génération.
- Confirmer que le client a bien reçu (écran / SMS / e-mail / papier).
- Intégrer la remise dans le geste de fin de course.
12. Envoyer le titre à la mauvaise personne
Un titre envoyé au mauvais numéro ou e-mail n’a pas été remis au client de la course. La preuve de remise est fausse.
Exemple
SMS au numéro du client précédent. Le client du jour n’a rien ; l’historique montre un envoi « réussi » au mauvais destinataire.
La bonne habitude
- Vérifier le destinataire avant envoi.
- Préférer le canal demandé par le client du trajet.
- En cas d’erreur : renvoyer au bon contact et documenter.
13. Remettre un ticket manuscrit en temps normal
Hors panne justifiée, le titre doit sortir du système conforme (données indélébiles, cohérentes avec l’enregistrement). Un papier manuscrit contourne les données sécurisées.
Exemple
App qui fonctionne, mais le chauffeur préfère un reçu carnet. Pas de lien avec l’état de service ni avec Chiron.
La bonne habitude
- Utiliser le titre numérique / imprimante du système.
- Réserver le manuscrit aux pannes documentées.
- Après panne : arrêter le service avec ce véhicule après la dépose.
14. Fermer l’app sans clôturer le service
Quitter l’application ne termine pas le service. La feuille reste ouverte ou incomplète ; le lendemain commence dans le chaos.
Exemple
Écran éteint à 22 h, service encore « en cours ». Le lendemain, deux services se chevauchent.
La bonne habitude
- Clôturer le service (heure, km, localisation de fin) avant de partir.
- Vérifier le statut « service terminé ».
- Ne pas confondre « fermer l’app » et « fin de service ».
15. Modifier des données sans trace d’audit
Une correction est possible si elle est traçable (ancienne valeur, nouvelle, date, auteur, motif). Une modification invisible peut entraîner une suspension de la carte chauffeur.
Exemple
Le dispatch change une plaque « en douce » dans la base. En contrôle, l’historique ne montre aucune correction justifiée.
La bonne habitude
- Corriger uniquement via les fonctions prévues du logiciel.
- Renseigner le motif à chaque modification.
- Ne jamais effacer une course pour « faire propre ».
16. Ne pas pouvoir ouvrir les documents en contrôle
Avoir « tout enregistré quelque part » ne suffit pas. Le chauffeur doit pouvoir présenter état de service et titres depuis l’équipement à bord.
Exemple
Mot de passe oublié, mauvais compte, app qui plante. L’agent constate l’impossibilité de produire les données.
La bonne habitude
- Savoir ouvrir dienststaat et titres en moins d’une minute.
- Tester l’ouverture avant de commencer la journée.
- Voir le guide contrôle documents pour la checklist.
17. Croire que Chiron corrige automatiquement
Chiron reçoit ce que le logiciel envoie. Une mauvaise plaque, un mauvais chauffeur ou une course oubliée restent faux s’ils sont acceptés techniquement.
Exemple
Le chauffeur pense : « Chiron va rectifier ». Rien n’est corrigé ; les trois messages (réservation, départ, arrivée) portent l’erreur.
La bonne habitude
- Encoder juste à la source.
- Ne pas confondre transmission Chiron et documents locaux.
- Lire le guide : Chiron ne remplace pas titre ni feuille de route.
18. Continuer à rouler avec un équipement en panne
Après une panne pendant une course, le service avec ce véhicule doit s’arrêter après la dépose. Continuer multiplie les courses sans documents conformes.
Exemple
Imprimante / app HS après la 3ᵉ course ; le chauffeur en fait encore six « au carnet ». Chaque course est un risque supplémentaire.
La bonne habitude
- Signaler la panne immédiatement à l’exploitant.
- Terminer la course en cours, puis stopper le véhicule.
- Ne pas improviser toute une journée hors système.
Récapitulatif des 18 erreurs
Vue d'ensemble : erreur → impact typique sur la feuille de route, le titre ou Chiron.
| Erreur | Impact typique |
|---|---|
| 1. Service non démarré | Cadre de journée manquant (heure, km, lieu) |
| 2. Compte partagé | Mauvais chauffeur sur documents et Chiron |
| 3. Mauvais véhicule | Plaque / autorisation incorrectes |
| 4. Mauvais kilométrage | Distances du service faussées |
| 5. Pause oubliée | Journée « continue » fictive |
| 6. Départ trop tard | Horaires / distance incomplets |
| 7. Fin trop tôt | Titre et trajet tronqués |
| 8. Course laissée ouverte | Titre bloqué, totaux faux |
| 9. Prix non vérifié | Montant incorrect sur titre / feuille |
| 10. Frais sans preuve | Suppléments contestables |
| 11. Titre généré non remis | Obligation de remise non respectée |
| 12. Mauvais destinataire | Client réel sans titre |
| 13. Ticket manuscrit | Contournement des données sécurisées |
| 14. App fermée, service ouvert | Fin de service manquante |
| 15. Modif sans audit | Risque suspension carte |
| 16. Docs impossibles à ouvrir | Contrôle = données non fournies |
| 17. « Chiron corrigera » | Erreur transmise telle quelle |
| 18. Panne ignorée | Courses sans équipement conforme |
Routine de 5 minutes
Avant / pendant / après — le minimum pour garder des données propres :
- Avant — compte personnel, bon véhicule, service ouvert, kilométrage lu, savoir ouvrir l'état de service.
- Pendant — démarrer et terminer chaque course au bon moment, encoder les pauses, vérifier prix et frais.
- Après — clôturer la course, remettre le titre au bon client, clôturer le service en fin de journée, signaler toute panne.
Rôle de l'exploitant
Le chauffeur exécute les gestes ; l'exploitant organise le cadre : comptes individuels, véhicules correctement paramétrés, formation « où cliquer en contrôle », procédure de correction avec audit trail, et remplacement rapide d'un véhicule en panne. Un logiciel clair (accès, alertes courses ouvertes, envoi de titre) réduit les oublis — voir les fonctionnalités TaxiGer.
Et si le téléphone meurt ou l'app plante ?
Batterie à plat, plantage, coupure réseau : ce sont des situations distinctes des 18 erreurs ci-dessus. Voir la procédure article 42 : téléphone mort, crash d'app ou absence de réseau — sans remplacer la routine de base décrite ici.
Ce qu'il faut retenir
La plupart des problèmes viennent d'oublis : service non démarré, compte partagé, mauvais véhicule, course non clôturée, titre non remis, données modifiées sans trace. Ce n'est pas forcément de la fraude, mais documents et Chiron peuvent être faux. Imposez une routine de 5 minutes avant / pendant / après chaque course.
Pour aller plus loin : hub documents, contrôle documents, amendes documents.
Étape suivante
Si le problème est une panne téléphone / app / réseau pendant une course, voir la procédure article 42.
Panne équipement : peut-on continuer ? →FAQ
Sources officielles
Aller plus loin
Cet article est fourni à titre informatif. Pour toute décision réglementaire, consultez les sources officielles flamandes ou votre conseiller juridique.