L’état de service — dienststaat : quelles informations enregistrer pendant une journée de taxi ?

En Flandre, l'état de service (dienststaat) n'est pas une simple liste de réservations. L'article 34 de l'arrêté flamand du 9 juin 2023 impose un ensemble précis de données à enregistrer au début, pendant et à la fin du service d'un chauffeur.

Ces données doivent permettre de reconstituer toute la journée : qui conduisait, avec quel véhicule, à quelles heures, avec quelles pauses, combien de courses, quelles distances (totales et avec client) et quels prix. Selon l'équipement — application ou taximètre homologué — s'ajoutent la localisation GPS ou les valeurs totalisées du taximètre.

Ce guide détaille chaque champ obligatoire. Pour le contraste avec le titre de transport remis au client, voir titre de transport et feuille de route. Pour le détail par type de taxi : taxi de rue et taxi de station.

La feuille suit un service complet — pas une journée calendaire

L'état de service est lié à un service : la période entre le démarrage et la fin effective de l'activité d'un chauffeur avec un véhicule déterminé. Ce n'est pas automatiquement « du 1er janvier 00 h 00 au 31 décembre 23 h 59 », ni même forcément « une journée de calendrier ».

Si deux chauffeurs utilisent le même véhicule dans la même journée, il y a deux états de service distincts.

Exemple

Le véhicule TX-123-ABC est conduit le matin par Sophie (7 h → 14 h), puis l'après-midi par Marc (14 h 30 → 22 h).

• 1 état de service pour Sophie (ses heures, pauses, courses, distances, prix) ;
• 1 état de service pour Marc, avec ses propres données.

Mélanger les deux dans une seule feuille, ou laisser Marc rouler sur le service ouvert de Sophie, fausse l'attribution chauffeur / véhicule / courses.

Début du service : ce qui doit être enregistré

Dès l'ouverture du service, l'équipement doit enregistrer de façon sécurisée :

• le nom ou la dénomination de l'exploitant, son adresse, e-mail et téléphone ;
• la date ;
• le code d'identification du véhicule (ou le numéro d'immatriculation en cas de véhicule de réserve / remplacement) ;
• la plaque d'immatriculation ;
• le nom et le prénom du chauffeur ;
• l'heure de début du service du chauffeur ;
• le kilométrage du véhicule au début du service ;
• et soit la localisation, soit les valeurs totalisées du taximètre (voir ci-dessous).

Commencer à rouler sans ouvrir le service, ou avec le mauvais chauffeur / véhicule, compromet déjà la feuille entière.

Localisation ou taximètre : le choix selon l'équipement

Au début du service (et ensuite pour chaque course), l'article 34 impose l'une des deux options suivantes — pas les deux indifféremment selon l'humeur du jour :

1. Autre équipement qu'un taximètre (typiquement une application de taxi de rue) : enregistrer la localisation du véhicule au début du service, puis au début et à la fin de chaque course.
2. Taximètre homologué européen (cas typique du taxi de station) : enregistrer les valeurs totalisées visées à l'annexe IX de l'arrêté royal du 15 avril 2016 relatif aux instruments de mesure.

Pour le détail des totalisateurs et le rôle de TaxiGer face au taximètre, voir TaxiGer et taximètre de station.

Pendant le service

Pendant la journée, l'état de service continue de se construire. Il doit notamment reprendre :

• les heures des pauses réellement prises ;
• le nombre de courses réalisées depuis le début du service ;
• le prix final de chaque course ;
• le nombre de prises en charge (opnemingen) ;
• la distance totale parcourue ;
• la distance parcourue avec un client à bord (beladen afstand) ;
• et à nouveau : localisations début/fin de chaque course, ou valeurs totalisées du taximètre, selon l'équipement.

Les pauses ne sont pas optionnelles « si on y pense » : les heures des repos effectivement pris font partie du document. Oublier de les déclarer laisse une feuille qui ne reflète pas l'organisation réelle du service.

Cas du taximètre : totalisateurs, pas GPS de course

Pour un standplaatstaxi, ce ne sont pas les coordonnées GPS de chaque course qui complètent le socle commun, mais les compteurs cumulatifs du taximètre (distance totale, distance « occupé », nombre de courses, montants des suppléments et des courses, etc.).

Ces valeurs sont lues au début et à la fin du service ; elles ne se remettent pas à zéro chaque matin. Une application de gestion peut les afficher et les rattacher au service, mais elle ne remplace pas l'instrument homologué. Voir le guide dédié feuille de route d'un taxi de station.

Fin du service

À la clôture, l'état de service doit reprendre :

• la date et l'heure de fin effective du service ;
• le nombre total de courses depuis le début ;
• le prix convenu et le prix final de chaque course ;
• le nombre de prises en charge ;
• la distance totale et la distance avec clients ;
• et encore : localisations début/fin de chaque course, ou valeurs totalisées du taximètre à la fin.

Fermer l'application sans clôturer le service laisse une feuille ouverte, avec une heure de fin incorrecte ou manquante — un point classique lors d'un contrôle.

Kilométrage final : obligatoire ou bonne pratique ?

Le texte exige explicitement le kilométrage au début du service et la distance totale parcourue (pendant / à la fin). Un kilométrage final saisi séparément peut être une bonne pratique pour contrôler la cohérence, mais il n'est pas listé comme un champ obligatoire distinct à côté du kilométrage de départ.

En pratique : si le système enregistre le km de départ et la distance totale du service, on peut en déduire le compteur de fin. L'essentiel est que les distances soient fiables et cohérentes avec les courses.

Prix convenu vs prix final

À la fin du service, l'article 34 distingue clairement :

• le prix convenu (prijsafspraak) — ce qui a été annoncé ou convenu avec le client ;
• le prix final (eindprijs) — le montant réellement retenu.

Pendant le service, le texte vise déjà le prix final par course. Les deux montants doivent pouvoir apparaître dans l'état de service lorsque la clôture le demande. Un écart (remise, correction, tarif forfaitaire vs taximètre) doit rester traçable — pas « corrigé à la main » sans historique.

Faut-il tout remplir manuellement ?

Non. L'obligation porte sur le résultat : des données enregistrées de façon sécurisée, consultables et présentables sous forme lisible, identiques aux données d'origine.

Une bonne application peut automatiser date, GPS, kilomètres, prix, totaux et totalisateurs. Le chauffeur doit surtout démarrer et clôturer le service, sélectionner le bon véhicule, gérer pauses et courses. Créer manuellement « la feuille » le soir à partir de souvenirs ne répond pas à l'exigence d'enregistrement pendant le service.

Données sécurisées et présentation

L'équipement à bord doit permettre d'enregistrer, stocker et consulter les données de façon sécurisée. Lors d'un contrôle, le chauffeur doit pouvoir les présenter sous une forme lisible et compréhensible, identique aux données d'origine — même si elles sont stockées numériquement en Belgique ou à l'étranger.

Un PDF généré a posteriori n'est utile que s'il reflète ces données sécurisées. Un document reconstruit librement en fin de mois ne suffit pas.

Exemplaire pour le chauffeur

L'article 34 prévoit explicitement que le chauffeur peut générer un exemplaire de l'état de service pour lui-même. Ce n'est pas le titre de transport remis au client : c'est une copie de sa feuille de service, utile pour ses propres contrôles ou pour l'exploitant.

Conservation pendant 7 ans

L'exploitant (et l'éventuel intermédiaire) doivent conserver les données sécurisées de l'état de service — et du titre de transport — pendant sept ans, et pouvoir les présenter aux agents compétents.

« On a tout sur le téléphone du chauffeur » n'est pas une stratégie de conservation. Les données doivent rester accessibles à l'entreprise sur la durée légale.

Pas envoyé au client

L'état de service n'est pas le document remis au passager. Le client reçoit le titre de transport (vervoerbewijs) à la fin de sa course, sans qu'il le demande. Confondre les deux documents est une erreur fréquente — et risquée en contrôle.

Ce n'est pas Chiron

Chiron reçoit les messages de course pour l'administration flamande. Une course correctement envoyée à Chiron ne garantit pas un état de service complet, ni un titre de transport remis au client.

Ce sont des obligations complémentaires : Chiron d'un côté, dienststaat et vervoerbewijs de l'autre.

Les erreurs les plus faciles à éviter

• Commencer à rouler sans démarrer le service — heures, km et premières courses mal rattachés.
• Mauvais véhicule ou mauvais chauffeur — données attribuées à la mauvaise personne ou plaque.
• Oublier pauses, début ou fin de course — distances, lieux ou prix incomplets.
• Ne jamais clôturer la journée — service ouvert, heure de fin manquante.
• Corriger sans trace — toute modification doit rester traçable.
• Confondre avec Chiron ou le titre client — trois obligations distinctes.

Vérification quotidienne de l'exploitant — 10 points

Ne pas attendre la fin du mois. Une revue courte chaque jour ou chaque semaine :

1. tous les chauffeurs ont-ils démarré et terminé leur service ?
2. les véhicules sélectionnés sont-ils corrects ?
3. le kilométrage de départ est-il présent ?
4. chaque course a-t-elle un début et une fin ?
5. localisations (app) ou totalisateurs (taximètre) sont-ils disponibles ?
6. distances totales et avec clients sont-elles cohérentes ?
7. prix finaux (et prix convenus en clôture) sont-ils enregistrés ?
8. les pauses sont-elles déclarées ?
9. les données ont-elles été transmises à Chiron ?
10. les feuilles peuvent-elles être ouvertes, présentées et téléchargées ?

Ce qu'il faut retenir

L'état de service suit un chauffeur et un véhicule entre début et fin de service. Début : exploitant, date, véhicule, chauffeur, heure, km, GPS ou totalisateurs. Pendant : pauses, courses, prix finaux, prises en charge, distances, localisations ou taximètre. Fin : clôture complète avec prix convenu et prix final. Conservation 7 ans. Distinct du titre de transport et de Chiron.

Pour aller plus loin : le hub Documents, TaxiGer pour le dossier de licence et les guides rue / station déjà cités.

FAQ

Sources officielles

• Arrêté du Gouvernement flamand du 9 juin 2023 — articles 33, 34 et 36
• Décret flamand du 29 mars 2019 — transport individuel rémunéré de personnes
• Région flamande — Demande de licence pour les services de taxi
• Arrêté royal du 15 avril 2016 — instruments de mesure, annexe IX (taximètres)
• SPF Économie — Arrêté royal du 15 avril 2016 relatif aux instruments de mesure