Vervoerbewijs en dienststaat in Vlaanderen: wat zijn de echte verplichtingen?

In Vlaanderen structureren twee reglementaire documenten elke taxidag: de dienststaat en het vervoerbewijs.

Ze worden vaak verward met « het ritblad » of « het ticket ». Dat is niet hetzelfde. Het ene volgt de hele dag van de chauffeur; het andere wordt na elke rit aan de klant gegeven. Beide zijn verplicht — en Chiron vervangt geen van beide.

De dienststaat: het volledige blad van de dag

De dienststaat reconstrueert de periode tussen het starten en het beëindigen van de dienst: wie reed, met welk voertuig, op welke uren, met welke pauzes, hoeveel ritten, welke afstanden (totaal en met klant) en welke prijzen.

Naargelang het voertuig met een applicatie of met een gehomologeerde taximeter werkt, komen GPS-gegevens of getotaliseerde waarden van de taximeter erbij. Zie de gidsen voor een straattaxi en voor een standplaatstaxi.

Het is dus geen eenvoudige facturenlijst. Het is het bewijs van de hele werkdag.

Het vervoerbewijs: een ticket voor elke rit

Het vervoerbewijs betreft één rit. Het moet aan de vervoerde persoon — of aan de klant als die niet de vervoerde persoon is — worden gegeven zonder dat die erom verzoekt, aan het einde van de rit.

Het vermeldt onder meer:

• de vermelding « vervoerbewijs »;
• de exploitant (naam, adres, e-mail, telefoon);
• het voertuig en de nummerplaat;
• de chauffeur;
• het volgnummer van de rit;
• de uren en plaatsen van in- en uitstappen;
• de kilometers, het toegepaste tarief en de totale prijs;
• de klachteninformatie.

Een handgeschreven vervoerbewijs is in principe niet toegelaten. De gegevens moeten beveiligd worden geregistreerd, met een betrouwbaar verband tussen het bewijs en de werkelijk uitgevoerde rit.

Het verschil in één zin

De dienststaat vertelt de dag van de chauffeur; het vervoerbewijs vertelt één rit aan de klant.

Voorbeeld

Een chauffeur start om 7 u en eindigt om 16 u. In die periode voert hij acht ritten uit.

• 1 dienststaat voor de hele dag (begin, pauzes, acht ritten, afstanden, prijzen, einde);
• 8 vervoerbewijzen, één aan elke klant aan het einde van zijn rit.

Als acht ritten correct naar Chiron zijn gestuurd maar er geen vervoerbewijs is gegeven, of de dienststaat onvolledig is, kan een controle toch een inbreuk vaststellen.

Wanneer moet de dienststaat worden aangemaakt?

Vanaf het starten van de dienst. De chauffeur opent zijn dienst in de apparatuur (applicatie of taximeter / gekoppelde software) vóór hij de activiteit begint. De begingegevens — chauffeur, voertuig, uur, kilometerstand, locatie of totalisatoren — moeten op dat moment worden geregistreerd.

Tijdens de dag evolueert de dienststaat: pauzes, ritten, afstanden, prijzen. Aan het einde wordt hij afgesloten met het einduur en de totalen.

's Avonds of aan het einde van de maand manueel « het blad » maken op basis van herinneringen voldoet niet aan de eis van beveiligde registratie tijdens de dienst.

Wanneer moet het vervoerbewijs worden gegenereerd?

Aan het einde van elke rit, vóór de klant vertrekt. Het moet zonder voorafgaand verzoek worden gegeven — papier, e-mail, sms of een ander leesbaar kanaal, naargelang het systeem toelaat, maar de klant moet het echt ontvangen.

Wachten tot het einde van de dag om « tickets achteraf te genereren » volstaat niet als de klant op het moment van de rit niets heeft ontvangen.

Moet de chauffeur de documenten printen?

Niet noodzakelijk. De regelgeving eist gegevens die beveiligd worden geregistreerd, opgeslagen en geraadpleegd, en in een leesbare vorm identiek aan de originele gegevens kunnen worden voorgelegd — vanuit het voertuig, ook als de gegevens elders in België of in het buitenland zijn opgeslagen.

Printen blijft nuttig voor het bewijs aan de klant wanneer die papier prefereert. Maar de kernverplichting is niet « alles printen »: het is registreren, bewaren, voorleggen en het vervoerbewijs geven.

Volstaat een PDF die na de dag wordt gemaakt?

Nee, op zichzelf niet. Een PDF die 's avonds of de maand erna wordt gemaakt op basis van vrije notities is geen beveiligde registratie tijdens de dienst.

Een PDF kan een leesbare weergave zijn van reeds geregistreerde gegevens — op voorwaarde dat hij die originele gegevens getrouw weergeeft en het systeem het beveiligde bewijs bewaart (integriteit, herkomst, link met de rit).

De chauffeur moet zijn dienststaat kunnen raadplegen

De chauffeur kan een exemplaar van de dienststaat voor zichzelf genereren. De apparatuur aan boord moet de gegevens op verzoek van bevoegde agenten kunnen voorleggen, in een leesbare en begrijpelijke vorm.

In de praktijk: de chauffeur mag niet afhankelijk zijn van een gesloten kantoor of een ontoegankelijk bestand vanuit het voertuig wanneer er tijdens de dienst een controle plaatsvindt.

Hoe lang moeten de documenten bewaard worden?

Zeven jaar. De exploitant en de eventuele tussenpersoon bewaren de beveiligde gegevens van de dienststaat en het vervoerbewijs, en leggen ze voor op verzoek van de bevoegde agenten.

Waarom worden deze documenten gevraagd voor een vergunning?

Voor een IBP-vergunningaanvraag in Vlaanderen vraagt de gemeente of Centaurus vaak een model van dienststaat en een model van vervoerbewijs. Doel: nagaan of de gekozen software of apparatuur die reglementaire documenten echt kan produceren.

Zie TaxiGer voor een vergunningaanvraag.

Noot: oudere verwijzingen spraken over artikelen 33 en 34 van het besluit van 2019. In het besluit van de Vlaamse Regering van 9 juni 2023 dat vandaag van toepassing is, staat de regeling vooral in de artikelen 33 tot 36: beveiligde apparatuur (art. 33), inhoud van de dienststaat (art. 34), vervoerbewijs (art. 35), voorlegging en bewaring zeven jaar (art. 36).

Vervangt Chiron deze documenten?

Nee. Chiron is de centrale rittendatabank: de exploitant stuurt er ritberichten naartoe voor de administratie. De dienststaat documenteert de dag van de chauffeur; het vervoerbewijs is voor de klant.

Een rit die correct naar Chiron is gestuurd bewijst niet dat een vervoerbewijs is gegeven, noch dat een volledige dienststaat is opgebouwd. Het zijn complementaire verplichtingen. Zie ook straattaxi of standplaatstaxi.

Wie moet ervoor zorgen dat alles werkt?

• De chauffeur — start en sluit de dienst af, beheert ritten en afgifte van het vervoerbewijs, legt gegevens voor bij een controle.
• De exploitant — kiest conforme apparatuur, leidt chauffeurs op, controleert dat documenten worden geproduceerd en zeven jaar bewaard, verzekert de Chiron-transmissie.
• De softwareleverancier — levert een tool die gegevens correct kan registreren en voorleggen; hij vervangt niet de reglementaire verantwoordelijkheid van de exploitant.

Fouten om te vermijden

• Chiron, dienststaat en vervoerbewijs verwarren;
• het vervoerbewijs alleen geven als de klant erom vraagt;
• het blad aan het einde van de maand reconstrueren zonder registratie tijdens de dienst;
• de gegevens niet vanuit het voertuig kunnen voorleggen;
• de bewaring van zeven jaar vergeten;
• denken dat een model voor de vergunning volstaat voor de hele exploitatieperiode.

Testchecklist (8 stappen)

1. Start een dienst met de juiste chauffeur en het juiste voertuig.
2. Controleer dat de begingegevens zijn geregistreerd.
3. Voer een rit van begin tot einde uit.
4. Genereer en geef een vervoerbewijs aan de klant.
5. Controleer dat de dienststaat die rit bevat (uren, plaatsen, prijs, afstand).
6. Leg de gegevens leesbaar voor vanuit het voertuig (zoals bij een controle).
7. Sluit de dienst af en controleer de eindtotalen.
8. Bevestig dat de archieven raadpleegbaar blijven en de rit aan Chiron is gekoppeld indien van toepassing.

Wat een exploitant moet onthouden

Twee documenten, twee doelgroepen, twee momenten: de dienststaat voor de dag en de controle; het vervoerbewijs voor elke klant aan het einde van zijn rit. Gegevens moeten beveiligd, raadpleegbaar en zeven jaar bewaard zijn. Chiron vult het administratieve kader aan; het vervangt het niet.

Meer info in de hub taxidocumenten en de TaxiGer-functionaliteiten.

Veelgestelde vragen

Officiële bronnen

• Besluit van de Vlaamse Regering van 9 juni 2023 — exploitatievoorwaarden
• Decreet van 29 maart 2019 — individueel bezoldigd personenvervoer
• Vlaanderen.be — Vergunning voor taxidiensten
• Vlaanderen.be — Rittendatabank Chiron