Feuille de route d’un taxi de rue en Flandre : que doit enregistrer votre application ?

Un chauffeur démarre son application, accepte ses courses, transporte ses clients puis termine sa journée. En apparence, rien de compliqué.

Mais derrière chaque journée de travail, le logiciel utilisé par le chauffeur doit constituer un document précis : l'état de service, appelé dienststaat en néerlandais.

On parle souvent de « feuille de route », mais il ne s'agit pas simplement d'une liste des courses réalisées. Cette feuille doit permettre de reconstituer toute la journée du chauffeur :

• qui conduisait ;
• avec quel véhicule ;
• à quelle heure le service a commencé ;
• où le véhicule se trouvait ;
• combien de courses ont été réalisées ;
• quelles distances ont été parcourues ;
• quels prix ont été facturés ;
• quand le service s'est terminé.

Pour un taxi de rue utilisant une application plutôt qu'un taximètre, certaines données GPS sont également obligatoires.

À quoi sert la feuille de route ?

La feuille de route permet d'avoir une vue complète sur le service réalisé par un chauffeur avec un véhicule déterminé. Elle ne concerne donc pas uniquement les moments où un client se trouve dans la voiture.

Elle couvre toute la période située entre :

1. le démarrage du service par le chauffeur ;
2. la fin effective de ce service.

Pendant cette période, le logiciel doit enregistrer les informations relatives au chauffeur, au véhicule, aux pauses, aux courses, aux kilomètres et aux prix. L'équipement utilisé doit également permettre de présenter ces données sous une forme lisible et compréhensible.

Qui doit ouvrir la feuille de route ?

La feuille de route est liée à un service précis. En pratique, le chauffeur doit donc démarrer son service dans l'application avant de commencer son activité.

À ce moment, le logiciel doit savoir :

• quel chauffeur est connecté ;
• pour quel exploitant il travaille ;
• quel véhicule il utilise ;
• à quelle heure son service commence ;
• quel est le kilométrage du véhicule ;
• où se trouve le véhicule.

Le chauffeur ne devrait pas pouvoir commencer sa journée avec un profil incorrect, un mauvais véhicule ou les informations d'un autre exploitant.

Quelles informations doivent être enregistrées au début du service ?

Lorsqu'un chauffeur démarre sa journée, la feuille de route doit contenir :

• le nom ou la dénomination de l'exploitant ;
• son adresse ;
• son adresse e-mail ;
• son numéro de téléphone ;
• la date ;
• l'identification du véhicule ;
• la plaque d'immatriculation ;
• le nom et le prénom du chauffeur ;
• l'heure de début du service ;
• le kilométrage du véhicule au début du service.

Pour un taxi de rue utilisant une application ou un autre équipement qu'un taximètre, la localisation du véhicule au début du service doit également être enregistrée.

Exemple

Un chauffeur commence sa journée à 7 h 30 avec un véhicule affichant 84 520 kilomètres. L'application doit alors enregistrer au minimum : le chauffeur, le véhicule, la date, 7 h 30 comme heure de début, 84 520 kilomètres comme kilométrage de départ, et la localisation du véhicule au moment du démarrage.

La localisation ne devrait pas dépendre d'une adresse encodée manuellement plusieurs heures plus tard. Elle doit correspondre au lieu où le véhicule se trouvait réellement au début du service.

Que doit enregistrer l'application pendant la journée ?

La feuille de route continue à évoluer pendant tout le service. Elle doit notamment reprendre :

• les heures des pauses réellement prises ;
• le nombre de courses réalisées depuis le début du service ;
• le prix final de chaque course ;
• le nombre de prises en charge ;
• la distance totale parcourue ;
• la distance parcourue avec un client à bord.

Pour un véhicule fonctionnant avec une application plutôt qu'avec un taximètre, le logiciel doit aussi enregistrer :

• la localisation du véhicule au début de chaque course ;
• la localisation du véhicule à la fin de chaque course.

Autrement dit, une simple liste comprenant le nom du client, l'heure et le prix ne suffit pas. Le système doit également pouvoir déterminer les kilomètres parcourus et les lieux de début et de fin de chaque course.

Quelle différence entre distance totale et distance avec un client ?

La distance totale parcourue

Il s'agit de tous les kilomètres effectués pendant le service : déplacement avant la première course, kilomètres pour rejoindre un client, kilomètres avec le client, déplacements entre deux courses, retour après la dernière course.

La distance parcourue avec un client

Il s'agit de la distance effectuée pendant les courses, entre la prise en charge et la dépose du passager. Cette distinction sépare les kilomètres liés au transport d'un client et les kilomètres parcourus à vide. La feuille doit contenir les deux.

Les pauses doivent-elles être enregistrées ?

Oui. La feuille de route doit reprendre les heures des pauses effectivement prises. L'application devrait permettre au chauffeur de signaler clairement le début d'une pause et la reprise du service.

Un chauffeur qui reste connecté toute la journée sans déclarer ses pauses risque de produire une feuille qui ne représente pas correctement son activité réelle. Le bouton « pause » participe à la création de l'état de service — ce n'est pas une simple fonctionnalité de confort.

Que doit contenir la feuille à la fin du service ?

Lorsque le chauffeur termine sa journée, l'application doit clôturer la feuille de route. Elle doit alors reprendre :

• la date et l'heure de fin effective du service ;
• le nombre total de courses ;
• le prix convenu et le prix final de chaque course ;
• le nombre de prises en charge ;
• la distance totale parcourue ;
• la distance parcourue avec des clients ;
• les localisations de début et de fin de chaque course lorsqu'un logiciel est utilisé à la place d'un taximètre.

Fermer uniquement l'application ou éteindre le téléphone ne signifie pas nécessairement que le service a été correctement clôturé. Le chauffeur doit utiliser la fonction prévue pour terminer sa journée.

Le chauffeur doit-il encoder toutes les informations manuellement ?

La réglementation impose le résultat : les données doivent être enregistrées, conservées et consultables de manière sécurisée. Elle n'impose pas que le chauffeur écrive chaque information à la main.

Une application bien conçue peut enregistrer automatiquement la date, les heures, le chauffeur connecté, le véhicule, les GPS, les kilomètres, le nombre de courses, les prix et les totaux. Le chauffeur devrait surtout effectuer les actions que le logiciel ne peut pas deviner : choisir le bon véhicule, indiquer le kilométrage initial si besoin, démarrer son service, déclarer ses pauses, démarrer et terminer chaque course, clôturer son service.

L'objectif n'est pas de remplir un document administratif après chaque journée. L'objectif est que la feuille se construise automatiquement à partir de l'activité réelle.

Peut-on simplement créer un PDF à la fin du mois ?

Le PDF peut être utile pour consulter, télécharger ou archiver une feuille de route. Mais la réglementation ne demande pas uniquement de produire un beau document après les événements.

Les données doivent être :

• enregistrées de manière sécurisée ;
• conservées ;
• consultables ;
• liées au service réellement effectué ;
• identiques aux données originales ;
• protégées contre les modifications non traçables.

L'intégrité, l'inaltérabilité, l'origine et le caractère non contestable des données doivent être garantis au moyen d'une piste de contrôle fiable entre le titre de transport et le service réalisé.

En pratique, un PDF reconstruit manuellement plusieurs semaines plus tard ne suffit pas, à lui seul. Le PDF doit être la représentation des données enregistrées par le système, et non un document recréé librement après coup.

Le chauffeur doit-il pouvoir consulter sa feuille de route ?

Oui. Le chauffeur doit pouvoir générer un exemplaire de sa feuille de route pour lui-même. L'équipement présent dans le véhicule doit également permettre de présenter les données sous une forme lisible, compréhensible et identique aux données originales.

Cela peut prendre la forme d'un écran dans l'application, d'un document numérique ou d'un PDF, à condition que les informations puissent être présentées correctement. Un chauffeur ne devrait pas dépendre uniquement du responsable administratif pour consulter son propre état de service.

Que se passe-t-il lors d'un contrôle ?

Lorsqu'un agent compétent demande les données, le chauffeur doit pouvoir présenter les informations sécurisées de la feuille de route et des titres de transport. Le fait que les données soient stockées en ligne, en Belgique ou à l'étranger, ne supprime pas cette obligation.

Concrètement, le chauffeur doit pouvoir ouvrir son application et retrouver au minimum son service en cours, les informations du véhicule, les courses déjà réalisées, les kilomètres, les prix et les lieux de début et de fin des courses.

Dire que « toutes les informations sont au bureau » ou que « seul le patron peut ouvrir les documents » peut poser problème si le chauffeur n'est pas en mesure de les présenter lors du contrôle.

Combien de temps les données doivent-elles être conservées ?

L'exploitant et l'éventuel intermédiaire doivent conserver les données sécurisées de la feuille de route et des titres de transport pendant sept ans. Ils doivent également pouvoir les présenter à la demande des agents compétents.

L'exploitant doit vérifier que son logiciel ne supprime pas automatiquement les anciennes feuilles après quelques mois. Changer de logiciel ne devrait pas non plus entraîner la disparition des données encore obligatoires.

Avant de résilier un contrat avec un fournisseur, prévoyez un export complet des feuilles de route et des titres de transport, la conservation des données originales, et une méthode pour les retrouver en cas de contrôle ultérieur.

Chiron remplace-t-il la feuille de route ?

Non. Il s'agit de deux obligations distinctes.

Chiron est la base centrale vers laquelle l'exploitant doit transmettre les informations relatives aux courses (messages de départ et d'arrivée). La feuille de route rassemble, elle, les informations du service complet : début de journée, pauses, courses, kilomètres, prix et fin de service.

Une application conforme doit gérer les deux aspects. Le fait qu'une course ait été correctement transmise à Chiron ne signifie pas automatiquement que la feuille de route est complète.

Une feuille différente pour chaque chauffeur ou pour chaque véhicule ?

La feuille de route concerne le service d'un chauffeur avec un véhicule déterminé. Si deux chauffeurs utilisent le même véhicule l'un après l'autre, chacun doit avoir son propre service.

Exemple

Le chauffeur A utilise le véhicule de 6 h à 14 h. Le chauffeur B reprend le même véhicule de 14 h à 22 h. Il ne faut pas produire une seule feuille de 6 h à 22 h au nom de la société. Il faut distinguer le service du chauffeur A et celui du chauffeur B, avec leurs propres heures, pauses, courses, distances et prix.

Les erreurs les plus faciles à éviter

• Commencer à rouler sans démarrer le service — les premières courses et kilomètres risquent de ne pas être rattachés à la bonne feuille.
• Sélectionner le mauvais véhicule — les données seront attribuées à une plaque qui n'a pas réellement effectué les courses.
• Utiliser le compte d'un autre chauffeur — la feuille indiquera une personne différente de celle qui conduisait.
• Oublier de démarrer ou de terminer une course — lieux, heures, kilomètres ou prix incomplets.
• Ne jamais déclarer les pauses — la feuille ne reflète pas l'organisation réelle du service.
• Fermer l'application sans clôturer la journée — service ouvert avec une heure de fin incorrecte ou manquante.
• Modifier les données sans laisser de trace — toute correction éventuelle doit être traçable.

La vérification quotidienne de l'exploitant

L'exploitant ne devrait pas attendre la fin du mois pour découvrir les erreurs. Une vérification simple peut être organisée chaque jour ou chaque semaine :

• tous les chauffeurs ont-ils démarré et terminé leur service ?
• les véhicules sélectionnés sont-ils corrects ?
• le kilométrage de départ est-il présent ?
• chaque course possède-t-elle un début et une fin ?
• les localisations sont-elles disponibles ?
• les distances sont-elles cohérentes ?
• les prix finaux sont-ils enregistrés ?
• les pauses sont-elles déclarées ?
• les données ont-elles été transmises à Chiron ?
• les feuilles peuvent-elles être ouvertes et téléchargées ?

Ce qu'un exploitant doit retenir

Pour un taxi de rue utilisant une application, la feuille de route ne se limite pas à une liste de factures ou de courses. Elle doit suivre toute la journée du chauffeur.

L'application doit pouvoir enregistrer le début du service, le chauffeur, le véhicule, le kilométrage de départ, la localisation de départ, les pauses, chaque course, les localisations de prise en charge et de dépose, les distances, les prix et la fin du service.

Le chauffeur doit pouvoir consulter et présenter ces informations. L'exploitant doit s'assurer qu'elles sont correctement conservées pendant sept ans.

Une bonne solution digitale ne doit donc pas uniquement dispatcher les courses. Elle doit aussi construire automatiquement une feuille de route complète, fiable et consultable. Voir le hub Documents et TaxiGer pour le dossier de licence.

FAQ

Sources officielles

• Arrêté du Gouvernement flamand du 9 juin 2023 — feuille de route, titre de transport, conservation
• Vlaanderen.be — Base de données des courses Chiron
• Vlaanderen.be — Demande de licence (modèles d’état de service et de titre de transport)