Documenten · Vlaanderen · Straattaxi · Dienststaat
Dienststaat van een straattaxi in Vlaanderen: wat moet uw applicatie registreren?
Achter elke werkdag moet de software een dienststaat opbouwen die de hele dag van de chauffeur reconstrueert — niet alleen de lijst van ritten.
Welke gegevens bij het begin, tijdens en aan het einde van de dienst, en hoe presenteert u ze bij een controle?
Kort samengevat
Voor een straattaxi zonder taximeter moet de applicatie begin/einde van de dienst, chauffeur, voertuig, kilometerstand, GPS-locaties, pauzes, ritten, afstanden (totaal en met klant) en prijzen registreren — en die gegevens 7 jaar bewaren. Chiron vervangt de dienststaat niet.
Een chauffeur start zijn applicatie, aanvaardt zijn ritten, vervoert zijn klanten en beëindigt dan zijn dag. Op het eerste gezicht lijkt er niets ingewikkelds aan.
Maar achter elke werkdag moet de software die de chauffeur gebruikt een precies document opbouwen: de dienststaat.
Men spreekt vaak van een « ritblad » of « feuille de route », maar het gaat niet alleen om een lijst van uitgevoerde ritten. Deze staat moet de hele dag van de chauffeur kunnen reconstrueren:
- wie reed;
- met welk voertuig;
- op welk uur de dienst begon;
- waar het voertuig zich bevond;
- hoeveel ritten er zijn uitgevoerd;
- welke afstanden er zijn afgelegd;
- welke prijzen er zijn aangerekend;
- wanneer de dienst is beëindigd.
Voor een straattaxi die een applicatie gebruikt in plaats van een taximeter, zijn bepaalde GPS-gegevens eveneens verplicht.
Waarvoor dient de dienststaat?
De dienststaat biedt een volledig zicht op de dienst die een chauffeur met een bepaald voertuig heeft uitgevoerd. Hij betreft dus niet alleen de momenten waarop een klant in de auto zit.
Hij dekt de hele periode tussen:
- het starten van de dienst door de chauffeur;
- het effectieve einde van die dienst.
Tijdens die periode moet de software de gegevens over de chauffeur, het voertuig, de pauzes, de ritten, de kilometers en de prijzen registreren. De gebruikte uitrusting moet die gegevens ook in een leesbare en begrijpelijke vorm kunnen voorleggen.
Wie moet de dienststaat openen?
De dienststaat is gekoppeld aan een precieze dienst. In de praktijk moet de chauffeur dus zijn dienst in de applicatie starten voordat hij zijn activiteit begint.
Op dat moment moet de software weten:
- welke chauffeur is ingelogd;
- voor welke exploitant hij werkt;
- welk voertuig hij gebruikt;
- op welk uur zijn dienst begint;
- wat de kilometerstand van het voertuig is;
- waar het voertuig zich bevindt.
De chauffeur zou zijn dag niet mogen beginnen met een verkeerd profiel, een verkeerd voertuig of de gegevens van een andere exploitant.
Welke informatie moet bij het begin van de dienst worden geregistreerd?
Wanneer een chauffeur zijn dag start, moet de dienststaat bevatten:
- de naam of benaming van de exploitant;
- zijn adres;
- zijn e-mailadres;
- zijn telefoonnummer;
- de datum;
- de identificatie van het voertuig;
- de nummerplaat;
- de naam en voornaam van de chauffeur;
- het uur van begin van de dienst;
- de kilometerstand van het voertuig bij het begin van de dienst.
Voor een straattaxi die een applicatie of andere uitrusting dan een taximeter gebruikt, moet ook de locatie van het voertuig bij het begin van de dienst worden geregistreerd.
Voorbeeld
Een chauffeur begint zijn dag om 7 u 30 met een voertuig dat 84 520 kilometer aangeeft. De applicatie moet dan minstens registreren: de chauffeur, het voertuig, de datum, 7 u 30 als beginuur, 84 520 kilometer als startkilometerstand, en de locatie van het voertuig op het moment van de start.
De locatie mag niet afhangen van een adres dat enkele uren later manueel wordt ingevoerd. Ze moet overeenkomen met de plaats waar het voertuig zich echt bevond bij het begin van de dienst.
Wat moet de applicatie tijdens de dag registreren?
De dienststaat blijft evolueren tijdens de hele dienst. Hij moet onder meer bevatten:
- de uren van de effectief genomen pauzes;
- het aantal ritten uitgevoerd sinds het begin van de dienst;
- de eindprijs van elke rit;
- het aantal opnames;
- de totale afgelegde afstand;
- de afstand afgelegd met een klant aan boord.
Voor een voertuig dat met een applicatie werkt in plaats van met een taximeter, moet de software ook registreren:
- de locatie van het voertuig bij het begin van elke rit;
- de locatie van het voertuig aan het einde van elke rit.
Met andere woorden: een eenvoudige lijst met de naam van de klant, het uur en de prijs volstaat niet. Het systeem moet ook de afgelegde kilometers en de begin- en eindplaatsen van elke rit kunnen bepalen.
Wat is het verschil tussen totale afstand en afstand met een klant?
De totale afgelegde afstand
Het gaat om alle kilometers tijdens de dienst: verplaatsing vóór de eerste rit, kilometers om een klant te bereiken, kilometers met de klant, verplaatsingen tussen twee ritten, terugkeer na de laatste rit.
De afstand afgelegd met een klant
Het gaat om de afstand tijdens de ritten, tussen de opname en de afzet van de passagier. Dit onderscheid scheidt de kilometers die met het vervoer van een klant samenhangen van de kilometers die leeg worden afgelegd. De dienststaat moet beide bevatten.
Moeten pauzes worden geregistreerd?
Ja. De dienststaat moet de uren van de effectief genomen pauzes bevatten. De applicatie zou de chauffeur duidelijk moeten laten aangeven wanneer een pauze begint en wanneer de dienst hervat.
Een chauffeur die de hele dag ingelogd blijft zonder pauzes te melden, riskeert een dienststaat die zijn werkelijke activiteit niet correct weergeeft. De knop « pauze » maakt deel uit van de opbouw van de dienststaat — het is geen loutere comfortfunctie.
Wat moet de dienststaat aan het einde van de dienst bevatten?
Wanneer de chauffeur zijn dag beëindigt, moet de applicatie de dienststaat afsluiten. Hij moet dan bevatten:
- de datum en het uur van het effectieve einde van de dienst;
- het totale aantal ritten;
- de overeengekomen prijs en de eindprijs van elke rit;
- het aantal opnames;
- de totale afgelegde afstand;
- de afstand afgelegd met klanten;
- de begin- en eindlocaties van elke rit wanneer software wordt gebruikt in plaats van een taximeter.
Alleen de applicatie sluiten of de telefoon uitschakelen betekent niet noodzakelijk dat de dienst correct is afgesloten. De chauffeur moet de voorziene functie gebruiken om zijn dag te beëindigen.
Moet de chauffeur alle informatie manueel invoeren?
De regelgeving legt het resultaat op: de gegevens moeten veilig worden geregistreerd, bewaard en raadpleegbaar zijn. Ze verplicht niet dat de chauffeur elke informatie met de hand schrijft.
Een goed ontworpen applicatie kan automatisch de datum, de uren, de ingelogde chauffeur, het voertuig, de GPS, de kilometers, het aantal ritten, de prijzen en de totalen registreren. De chauffeur zou vooral de acties moeten uitvoeren die de software niet kan raden: het juiste voertuig kiezen, zo nodig de begin-kilometerstand aangeven, zijn dienst starten, zijn pauzes melden, elke rit starten en beëindigen, zijn dienst afsluiten.
Het doel is niet om na elke dag een administratief document in te vullen. Het doel is dat de dienststaat automatisch wordt opgebouwd vanuit de werkelijke activiteit.
Kan men gewoon een PDF maken aan het einde van de maand?
Een PDF kan nuttig zijn om een dienststaat te raadplegen, te downloaden of te archiveren. Maar de regelgeving vraagt niet alleen om na de feiten een mooi document te produceren.
De gegevens moeten:
- veilig worden geregistreerd;
- bewaard worden;
- raadpleegbaar zijn;
- gekoppeld zijn aan de werkelijk uitgevoerde dienst;
- identiek zijn aan de originele gegevens;
- beschermd zijn tegen niet-traceerbare wijzigingen.
De integriteit, onveranderlijkheid, herkomst en onbetwistbaarheid van de gegevens moeten worden gegarandeerd via een betrouwbaar controlepad tussen het vervoerbewijs en de uitgevoerde dienst.
In de praktijk volstaat een PDF die weken later manueel wordt gereconstrueerd, op zichzelf niet. De PDF moet de weergave zijn van de door het systeem geregistreerde gegevens, en geen document dat achteraf vrij wordt herschreven.
Moet de chauffeur zijn dienststaat kunnen raadplegen?
Ja. De chauffeur moet een exemplaar van zijn dienststaat voor zichzelf kunnen genereren. De uitrusting in het voertuig moet de gegevens ook in een leesbare, begrijpelijke en aan de originele gegevens identieke vorm kunnen voorleggen.
Dat kan de vorm aannemen van een scherm in de applicatie, een digitaal document of een PDF, op voorwaarde dat de informatie correct kan worden voorgesteld. Een chauffeur zou niet uitsluitend van de administratieve verantwoordelijke moeten afhangen om zijn eigen dienststaat te raadplegen.
Wat gebeurt er bij een controle?
Wanneer een bevoegd agent de gegevens vraagt, moet de chauffeur de beveiligde informatie van de dienststaat en de vervoerbewijzen kunnen voorleggen. Het feit dat de gegevens online, in België of in het buitenland, worden bewaard, heft die verplichting niet op.
Concreet moet de chauffeur zijn applicatie kunnen openen en minstens zijn lopende dienst, de voertuiggegevens, de al uitgevoerde ritten, de kilometers, de prijzen en de begin- en eindplaatsen van de ritten terugvinden.
Zeggen dat « alle informatie op kantoor staat » of dat « alleen de baas de documenten kan openen » kan een probleem vormen als de chauffeur ze niet kan voorleggen tijdens de controle.
Hoe lang moeten de gegevens worden bewaard?
De exploitant en de eventuele tussenpersoon moeten de beveiligde gegevens van de dienststaat en de vervoerbewijzen zeven jaar bewaren. Ze moeten ze ook op verzoek van de bevoegde agenten kunnen voorleggen.
De exploitant moet controleren dat zijn software oude dienststaten niet na enkele maanden automatisch verwijdert. Van software wisselen mag ook niet tot het verdwijnen van nog verplichte gegevens leiden.
Vóór u een contract met een leverancier opzegt, voorzie een volledige export van de dienststaten en vervoerbewijzen, de bewaring van de originele gegevens, en een methode om ze terug te vinden bij een latere controle.
Vervangt Chiron de dienststaat?
Nee. Het gaat om twee afzonderlijke verplichtingen.
Chiron is de centrale databank waarnaar de exploitant de ritgegevens moet doorsturen (vertrek- en aankomstberichten). De dienststaat verzamelt de gegevens van de volledige dienst: begin van de dag, pauzes, ritten, kilometers, prijzen en einde van de dienst.
Een conforme applicatie moet beide aspecten beheren. Het feit dat een rit correct naar Chiron is doorgestuurd, betekent niet automatisch dat de dienststaat volledig is.
Een andere dienststaat per chauffeur of per voertuig?
De dienststaat betreft de dienst van een chauffeur met een bepaald voertuig. Als twee chauffeurs hetzelfde voertuig na elkaar gebruiken, moet elk zijn eigen dienst hebben.
Voorbeeld
Chauffeur A gebruikt het voertuig van 6 u tot 14 u. Chauffeur B neemt hetzelfde voertuig over van 14 u tot 22 u. Er mag geen enkele dienststaat van 6 u tot 22 u op naam van de vennootschap worden geproduceerd. Het onderscheid tussen de dienst van chauffeur A en die van chauffeur B moet worden gemaakt, met hun eigen uren, pauzes, ritten, afstanden en prijzen.
De fouten die het makkelijkst te vermijden zijn
- Beginnen te rijden zonder de dienst te starten — de eerste ritten en kilometers dreigen niet aan de juiste dienststaat te worden gekoppeld.
- Het verkeerde voertuig selecteren — de gegevens worden toegewezen aan een nummerplaat die de ritten niet echt heeft uitgevoerd.
- Het account van een andere chauffeur gebruiken — de dienststaat vermeldt een andere persoon dan wie reed.
- Vergeten een rit te starten of te beëindigen — onvolledige plaatsen, uren, kilometers of prijzen.
- Nooit pauzes melden — de dienststaat weerspiegelt niet de werkelijke organisatie van de dienst.
- De applicatie sluiten zonder de dag af te sluiten — open dienst met een incorrect of ontbrekend einduur.
- Gegevens wijzigen zonder spoor — elke eventuele correctie moet traceerbaar zijn.
De dagelijkse controle van de exploitant
De exploitant zou niet tot het einde van de maand moeten wachten om fouten te ontdekken. Een eenvoudige controle kan elke dag of elke week worden georganiseerd:
- hebben alle chauffeurs hun dienst gestart en beëindigd?
- zijn de geselecteerde voertuigen correct?
- is de begin-kilometerstand aanwezig?
- heeft elke rit een begin en een einde?
- zijn de locaties beschikbaar?
- zijn de afstanden coherent?
- zijn de eindprijzen geregistreerd?
- zijn de pauzes gemeld?
- zijn de gegevens naar Chiron doorgestuurd?
- kunnen de dienststaten worden geopend en gedownload?
Wat een exploitant moet onthouden
Voor een straattaxi die een applicatie gebruikt, beperkt de dienststaat zich niet tot een lijst van facturen of ritten. Hij moet de hele dag van de chauffeur volgen.
De applicatie moet het begin van de dienst, de chauffeur, het voertuig, de begin-kilometerstand, de startlocatie, de pauzes, elke rit, de opname- en afzetlocaties, de afstanden, de prijzen en het einde van de dienst kunnen registreren.
De chauffeur moet die informatie kunnen raadplegen en voorleggen. De exploitant moet ervoor zorgen dat ze correct zeven jaar worden bewaard.
Een goede digitale oplossing moet dus niet alleen ritten dispatchen. Ze moet ook automatisch een volledige, betrouwbare en raadpleegbare dienststaat opbouwen. Zie de hub Documenten en TaxiGer voor het vergunningsdossier.
Zie ook de TaxiGer-functionaliteiten.
Volgende stap
Verduidelijk eerst of u straattaxi of standplaatstaxi bent — de gegevens van de dienststaat zijn niet precies dezelfde.
Straattaxi of standplaatstaxi in Vlaanderen →Veelgestelde vragen
Officiële bronnen
Lees verder
Dit artikel is louter informatief. Raadpleeg voor regelgevingsbeslissingen de officiële Vlaamse bronnen of uw juridisch adviseur.