Titre de transport et feuille de route en Flandre : quelles sont réellement les obligations ?

En Flandre, deux documents réglementaires structurent chaque journée de taxi : l'état de service (dienststaat) et le titre de transport (vervoerbewijs).

Ils sont souvent confondus avec « la feuille de route » ou « le ticket ». Ce n'est pas la même chose. L'un suit toute la journée du chauffeur ; l'autre est remis au client après chaque course. Les deux sont obligatoires — et Chiron ne remplace ni l'un ni l'autre.

L'état de service : la feuille complète de la journée

L'état de service (dienststaat) reconstruit la période entre le démarrage et la fin du service : qui conduisait, avec quel véhicule, à quelles heures, avec quelles pauses, combien de courses, quelles distances (totales et avec client) et quels prix.

Selon que le véhicule fonctionne avec une application ou avec un taximètre homologué, les données GPS ou les valeurs totalisées du taximètre s'ajoutent. Voir les guides dédiés pour un taxi de rue et pour un taxi de station.

Ce n'est donc pas une simple liste de factures. C'est la preuve de toute la journée de travail.

Le titre de transport : un ticket pour chaque course

Le titre de transport (vervoerbewijs) concerne une seule course. Il doit être remis au passager — ou au client s'il n'est pas la personne transportée — sans qu'il le demande, à la fin de la course.

Il mentionne notamment :

• la mention « vervoerbewijs » / titre de transport ;
• l'exploitant (nom, adresse, e-mail, téléphone) ;
• le véhicule et la plaque ;
• le chauffeur ;
• le numéro séquentiel de la course ;
• les heures et lieux de prise en charge et de dépose ;
• les kilomètres, le tarif appliqué et le prix total ;
• les informations relatives aux réclamations.

Un titre manuscrit n'est en principe pas admis. Les données doivent être enregistrées de façon sécurisée, avec un lien fiable entre le titre et la course réellement effectuée.

La différence en une phrase

L'état de service raconte la journée du chauffeur ; le titre de transport raconte une course au client.

Exemple

Un chauffeur démarre à 7 h et termine à 16 h. Pendant cette période, il réalise huit courses.

• 1 état de service pour toute la journée (début, pauses, huit courses, distances, prix, fin) ;
• 8 titres de transport, un remis à chaque client à la fin de sa course.

Si huit courses sont correctement envoyées à Chiron mais qu'aucun titre n'a été remis, ou que l'état de service est incomplet, le contrôle peut quand même relever un manquement.

À quel moment l'état de service doit-il être créé ?

Dès le démarrage du service. Le chauffeur ouvre son service dans l'équipement (application ou taximètre / logiciel associé) avant de commencer l'activité. Les données de début — chauffeur, véhicule, heure, kilométrage, localisation ou totalisateurs — doivent être enregistrées à ce moment-là.

Pendant la journée, l'état de service évolue : pauses, courses, distances, prix. À la fin, il est clôturé avec l'heure de fin et les totaux.

Créer manuellement « la feuille » le soir ou en fin de mois à partir de souvenirs ne répond pas à l'exigence d'enregistrement sécurisé pendant le service.

À quel moment le titre de transport doit-il être généré ?

À la fin de chaque course, avant que le client ne parte. Il doit être remis sans demande préalable — papier, e-mail, SMS ou autre canal lisible, selon ce que le système permet, mais le client doit réellement le recevoir.

Attendre la fin de la journée pour « générer les tickets » après coup ne suffit pas si le client n'a rien reçu au moment de la course.

Le chauffeur doit-il imprimer les documents ?

Pas nécessairement. La réglementation exige des données enregistrées, stockées et consultables de façon sécurisée, présentables sous une forme lisible et identique aux données d'origine — depuis le véhicule, également si les données sont stockées ailleurs en Belgique ou à l'étranger.

L'impression reste utile pour le titre remis au client lorsque celui-ci préfère un support papier. Mais l'obligation centrale n'est pas « tout imprimer » : c'est enregistrer, conserver, présenter et remettre le titre.

Un PDF créé après la journée suffit-il ?

Non, à lui seul. Un PDF généré le soir ou le mois suivant à partir de notes libres n'équivaut pas à un enregistrement sécurisé pendant le service.

Un PDF peut être une présentation lisible des données déjà enregistrées — à condition qu'il reproduise fidèlement ces données d'origine et que le système conserve la preuve sécurisée (intégrité, origine, lien avec la course).

Le chauffeur doit pouvoir consulter son état de service

Le chauffeur peut générer un exemplaire de l'état de service pour lui-même. L'équipement à bord doit permettre de présenter les données à la demande des agents compétents, sous forme lisible et compréhensible.

En pratique : le chauffeur ne doit pas dépendre d'un bureau fermé ou d'un fichier inaccessible depuis le véhicule lorsqu'un contrôle a lieu pendant le service.

Combien de temps les documents doivent-ils être conservés ?

Sept ans. L'exploitant et l'éventuel intermédiaire conservent les données sécurisées de l'état de service et du titre de transport, et les présentent sur demande des agents compétents.

Pourquoi ces documents sont-ils demandés pour obtenir une licence ?

Pour une demande de licence IBP en Flandre, la commune ou Centaurus demande souvent un modèle d'état de service et un modèle de titre de transport. L'objectif est de vérifier que le logiciel ou l'équipement choisi peut réellement produire ces documents réglementaires.

Voir TaxiGer pour une demande de licence.

Note : d'anciennes références parlaient des articles 33 et 34 de l'arrêté de 2019. Dans l'arrêté du Gouvernement flamand du 9 juin 2023 actuellement applicable, le dispositif figure notamment aux articles 33 à 36 : équipement sécurisé (art. 33), contenu de l'état de service (art. 34), titre de transport (art. 35), présentation et conservation sept ans (art. 36).

Chiron remplace-t-il ces documents ?

Non. Chiron est la base centrale des courses : l'exploitant y transmet les messages de course pour l'administration. L'état de service documente la journée du chauffeur ; le titre de transport est pour le client.

Une course correctement envoyée à Chiron ne prouve pas qu'un titre a été remis, ni qu'un état de service complet a été construit. Ce sont des obligations complémentaires. Voir aussi taxi de rue ou de station.

Qui doit s'assurer que tout fonctionne ?

• Le chauffeur — démarre et clôture le service, gère les courses et remises de titre, présente les données lors d'un contrôle.
• L'exploitant — choisit un équipement conforme, forme les chauffeurs, vérifie que les documents sont produits et conservés sept ans, assure la transmission Chiron.
• Le fournisseur logiciel — fournit un outil capable d'enregistrer et de présenter correctement les données ; il ne remplace pas la responsabilité réglementaire de l'exploitant.

Les erreurs à éviter

• confondre Chiron, état de service et titre de transport ;
• ne remettre le titre que si le client le demande ;
• reconstruire la feuille en fin de mois sans enregistrement pendant le service ;
• ne pas pouvoir présenter les données depuis le véhicule ;
• oublier la conservation sur sept ans ;
• penser qu'un modèle fourni pour la licence suffit pour toute la durée d'exploitation.

Checklist de test (8 étapes)

1. Démarrer un service avec le bon chauffeur et le bon véhicule.
2. Vérifier que les données de début sont enregistrées.
3. Réaliser une course de bout en bout.
4. Générer et remettre un titre de transport au client.
5. Contrôler que l'état de service contient cette course (heures, lieux, prix, distance).
6. Présenter les données sous forme lisible depuis le véhicule (comme lors d'un contrôle).
7. Clôturer le service et vérifier les totaux de fin.
8. Confirmer que les archives restent consultables et que la course est bien liée à Chiron si applicable.

Ce qu'un exploitant doit retenir

Deux documents, deux publics, deux moments : l'état de service pour la journée et le contrôle ; le titre de transport pour chaque client à la fin de sa course. Les données doivent être sécurisées, consultables et conservées sept ans. Chiron complète le dispositif administratif, il ne le remplace pas.

Pour approfondir, consultez le hub Documents taxi et les fonctionnalités TaxiGer.

FAQ

Sources officielles

• Arrêté du Gouvernement flamand du 9 juin 2023 — conditions d’exploitation
• Décret flamand du 29 mars 2019 — transport individuel rémunéré de personnes
• Région flamande — Demande de licence pour les services de taxi
• Région flamande — Base centrale des courses Chiron