De dienststaat: welke gegevens registreren tijdens een taxidag?

In Vlaanderen is de dienststaat geen eenvoudige lijst van reservaties. Artikel 34 van het besluit van 9 juni 2023 verplicht een precieze set gegevens bij het begin, tijdens en aan het einde van de dienst van een chauffeur.

Die gegevens moeten de hele dag reconstrueren: wie reed, met welk voertuig, op welke uren, met welke pauzes, hoeveel ritten, welke afstanden (totaal en met klant) en welke prijzen. Afhankelijk van de apparatuur — app of goedgekeurde taximeter — komen gps-locatie of getotaliseerde waarden van de taximeter erbij.

Deze gids detailleert elk verplicht veld. Voor het contrast met het vervoerbewijs voor de klant, zie vervoerbewijs en dienststaat. Per type taxi: straattaxi en standplaatstaxi.

Het blad volgt een volledige dienst — geen kalenderdag

De dienststaat is gekoppeld aan een dienst: de periode tussen de start en het effectieve einde van de activiteit van een chauffeur met een bepaald voertuig. Dat is niet automatisch « van middernacht tot middernacht », noch per se één kalenderdag.

Als twee chauffeurs hetzelfde voertuig op dezelfde dag gebruiken, zijn er twee aparte dienststaten.

Voorbeeld

Voertuig TX-123-ABC wordt 's ochtends gereden door Sophie (7 u → 14 u), daarna 's middags door Marc (14 u 30 → 22 u).

• 1 dienststaat voor Sophie (haar uren, pauzes, ritten, afstanden, prijzen) ;
• 1 dienststaat voor Marc, met zijn eigen gegevens.

Beide mengen in één blad, of Marc laten rijden op de open dienst van Sophie, vervalst de toewijzing chauffeur / voertuig / ritten.

Begin van de dienst: wat moet worden geregistreerd

Bij het openen van de dienst moet de apparatuur beveiligd registreren:

• de naam of benaming van de exploitant, adres, e-mail en telefoon ;
• de datum ;
• de identificatiecode van het voertuig (of het inschrijvingsnummer bij reserve-/vervangingsvoertuig) ;
• de nummerplaat ;
• de naam en voornaam van de bestuurder ;
• het uur waarop de dienst begint ;
• de kilometerstand bij het begin van de dienst ;
• en óf de locatie, óf de getotaliseerde waarden van de taximeter (zie hieronder).

Beginnen te rijden zonder de dienst te openen, of met de verkeerde chauffeur / het verkeerde voertuig, ondermijnt al het hele blad.

Locatie of taximeter: keuze volgens de apparatuur

Bij het begin van de dienst (en daarna voor elke rit) eist artikel 34 één van deze twee opties:

1. Andere apparatuur dan een taximeter (typisch een straattaxi-app): de locatie van het voertuig bij het begin van de dienst, en bij begin en einde van elke rit.
2. Europees gehomologeerde taximeter (typisch standplaatstaxi): de getotaliseerde waarden uit bijlage IX van het KB van 15 april 2016 over meetinstrumenten.

Voor totalisatoren en de rol van TaxiGer tegenover de taximeter, zie TaxiGer en taximeter van de standplaatstaxi.

Tijdens de dienst

Tijdens de dag bouwt de dienststaat verder. Hij moet onder meer bevatten:

• de uren van de effectief genomen rustpauzes ;
• het aantal uitgevoerde ritten sinds het begin van de dienst ;
• de eindprijs per rit ;
• het aantal opnemingen ;
• de totale afgelegde afstand ;
• de afgelegde beladen afstand ;
• en opnieuw: locaties begin/einde van elke rit, of getotaliseerde waarden van de taximeter, volgens de apparatuur.

Pauzes zijn niet optioneel « als men eraan denkt »: de uren van de effectief genomen rust maken deel uit van het document.

Taximetergeval: totalisatoren, geen gps per rit

Voor een standplaatstaxi zijn het niet de gps-coördinaten van elke rit die het gemeenschappelijke kader aanvullen, maar de cumulatieve tellers van de taximeter (totale afstand, afstand « bezet », aantal ritten, bedragen van toeslagen en ritten, enz.).

Die waarden worden gelezen bij begin en einde van de dienst; ze worden niet elke ochtend op nul gezet. Een beheersapp kan ze tonen en aan de dienst koppelen, maar vervangt het gehomologeerde instrument niet. Zie dienststaat van een standplaatstaxi.

Einde van de dienst

Bij afsluiting moet de dienststaat bevatten:

• de datum en het uur van de effectieve beëindiging ;
• het totaal aantal ritten sinds het begin ;
• de prijsafspraak en de eindprijs per rit ;
• het aantal opnemingen ;
• de totale afstand en de beladen afstand ;
• en opnieuw: locaties begin/einde van elke rit, of getotaliseerde waarden aan het einde.

De app sluiten zonder de dienst af te sluiten laat een open blad achter — een klassiek punt bij controle.

Eindkilometerstand: verplicht of goede praktijk?

De tekst eist expliciet de kilometerstand bij het begin en de totale afgelegde afstand. Een aparte eindkilometerstand kan nuttig zijn voor coherentiecontroles, maar staat niet als apart verplicht veld naast de startkilometerstand.

Prijsafspraak vs eindprijs

Aan het einde van de dienst onderscheidt artikel 34 duidelijk:

• de prijsafspraak — wat aangekondigd of overeengekomen is ;
• de eindprijs — het bedrag dat echt wordt aangerekend.

Tijdens de dienst mikt de tekst al op de eindprijs per rit. Beide bedragen moeten bij afsluiting in de dienststaat kunnen staan. Een verschil (korting, correctie, forfait vs taximeter) moet traceerbaar blijven.

Alles manueel invullen?

Nee. De verplichting betreft het resultaat: beveiligd geregistreerde, raadpleegbare en leesbaar voorlegbare gegevens, identiek aan de originele gegevens.

Een goede app kan datum, gps, kilometers, prijzen, totalen en totalisatoren automatiseren. De chauffeur moet vooral de dienst starten en afsluiten, het juiste voertuig kiezen, pauzes en ritten beheren. 's Avonds manueel « het blad » maken uit herinnering voldoet niet.

Beveiligde gegevens en voorlegging

De apparatuur aan boord moet de gegevens beveiligd kunnen registreren, opslaan en raadplegen. Bij controle moet de bestuurder ze in leesbare en verstaanbare vorm kunnen voorleggen, identiek aan de originele gegevens — ook als ze digitaal in België of in het buitenland staan.

Exemplaar voor de chauffeur

Artikel 34 bepaalt expliciet dat de bestuurder een exemplaar van de dienststaat voor zichzelf kan genereren. Dat is niet het vervoerbewijs voor de klant: het is een kopie van zijn dienstblad.

Bewaring gedurende 7 jaar

De exploitant (en de eventuele tussenpersoon) moeten de beveiligde gegevens van de dienststaat — en van het vervoerbewijs — zeven jaar bewaren en kunnen voorleggen aan de bevoegde agenten.

Niet naar de klant gestuurd

De dienststaat is niet het document voor de passagier. De klant krijgt het vervoerbewijs aan het einde van de rit, zonder verzoek. Beide documenten verwisselen is een veelgemaakte — en riskante — fout.

Dit is niet Chiron

Chiron ontvangt ritberichten voor de Vlaamse administratie. Een correct naar Chiron gestuurde rit garandeert geen volledige dienststaat, noch een aan de klant gegeven vervoerbewijs. Het zijn complementarische verplichtingen.

De makkelijkst te vermijden fouten

• Rijden zonder de dienst te starten — uren, km en eerste ritten verkeerd gekoppeld.
• Verkeerd voertuig of verkeerde chauffeur.
• Pauzes, begin of einde van een rit vergeten.
• De dag nooit afsluiten.
• Corrigeren zonder spoor.
• Verwarren met Chiron of het klantticket.

Dagelijkse controle van de exploitant — 10 punten

1. hebben alle chauffeurs hun dienst gestart en beëindigd?
2. zijn de geselecteerde voertuigen correct?
3. is de startkilometerstand aanwezig?
4. heeft elke rit een begin en een einde?
5. zijn locaties (app) of totalisatoren (taximeter) beschikbaar?
6. zijn totale en beladen afstanden coherent?
7. zijn eindprijzen (en prijsafspraken bij afsluiting) geregistreerd?
8. zijn pauzes aangegeven?
9. zijn de gegevens naar Chiron gestuurd?
10. kunnen de bladen worden geopend, voorgelegd en gedownload?

Wat u moet onthouden

De dienststaat volgt een chauffeur en een voertuig tussen begin en einde van de dienst. Begin: exploitant, datum, voertuig, chauffeur, uur, km, gps of totalisatoren. Tijdens: pauzes, ritten, eindprijzen, opnemingen, afstanden, locaties of taximeter. Einde: volledige afsluiting met prijsafspraak en eindprijs. Bewaring 7 jaar. Los van vervoerbewijs en Chiron.

Verder lezen: de hub Documenten en TaxiGer voor het vergunningsdossier.

Veelgestelde vragen

Officiële bronnen

• Besluit van de Vlaamse Regering van 9 juni 2023 — artikelen 33, 34 en 36
• Decreet van 29 maart 2019 — individueel bezoldigd personenvervoer
• Vlaanderen.be — Vergunning voor taxidiensten
• Koninklijk besluit van 15 april 2016 — meetinstrumenten, bijlage IX (taximeters)
• FOD Economie — Controle en keuring van taximeters