Het vervoerbewijs: het ticket dat de klant na elke rit moet krijgen

In Vlaanderen moet de chauffeur aan het einde van elke rit een vervoerbewijs afgeven. Dat is geen commercieel detail: artikel 35 van het besluit van de Vlaamse Regering van 9 juni 2023 verplicht twaalf vermeldingen, afgifte zonder verzoek van de klant, en een beveiligd controlespoor met de echt uitgevoerde rit.

Deze gids behandelt wie het bewijs ontvangt, de 12 vermeldingen, collectieve ritten, bijkomende kosten, digitaal, de handgeschreven uitzondering, en het verschil met factuur, betalingsbewijs en de dienststaat. Voor het globale contrast tussen beide documenten, zie ook vervoerbewijs en dienststaat.

De klant hoeft niet om een ticket te vragen

De tekst is duidelijk: het bewijs wordt gegeven zonder dat de betrokkene erom verzoekt. Wachten tot de klant « mag ik een bonnetje » zegt, is niet conform. De afgifte hoort bij het einde van de rit, net als de betaling of het afsluiten van de rit in de apparatuur.

In de praktijk: zodra de rit klaar is, moet het systeem (app of taximeter / gekoppelde apparatuur) het bewijs produceren en beschikbaar stellen — papier, scherm, PDF of e-mail — zodat de klant het echt ontvangt.

Wie ontvangt het: passagier of klant?

Het bewijs gaat naar de vervoerde persoon. Als de klant (die bestelde of betaalt) niet de persoon aan boord is — typisch B2B, een centrale, een platform, een ouder die voor iemand anders boekt — gaat het bewijs naar de klant.

• klassieke rit: de passagier ontvangt het bewijs;
• gereserveerde / aan derden gefactureerde rit: de klant (bedrijf, platform, opdrachtgever) ontvangt het bewijs.

Verwar dit niet met de dienststaat: die blijft bij de chauffeur / exploitant. Het vervoerbewijs is het document « aan de klantzijde ».

De 12 verplichte vermeldingen (artikel 35)

Elk bewijs moet minstens de volgende vermeldingen dragen, op een onuitwisbare manier:

1. de vermelding « vervoerbewijs » ;
2. de naam of benaming van de exploitant, zijn adres, e-mailadres en telefoonnummer ;
3. de identificatiecode van het voertuig, of het immatriculatienummer bij een reserve- of vervangingsvoertuig ;
4. de kentekenplaat ;
5. de voor- en achternaam van de bestuurder ;
6. het volgnummer van de rit (oplopend getal) ;
7. de datum en het uur van in- en uitstappen ;
8. de instap- en uitstapplaatsen — of, als er geen straatnamen bestaan, de gps-coördinaten en het gps-formaat ;
9. het aantal afgelegde kilometers ;
10. het toegepaste tarief ;
11. de totale prijs van de rit — of de prijs per persoon bij een collectieve rit — voorafgegaan door « te betalen bedrag » ;
12. de vermelding « klachten », en in voorkomend geval de tussenpersoon, de contactgegevens van de vergunningverlenende gemeente (en eventueel de machtigingverlenende gemeente), en het klachtenorgaan.

Een onvolledig bewijs (zonder ritnummer, plaatsen of klachteninfo) is niet conform — ook al « lijkt » het op een ticket.

Overzichtstabel van de 12 vermeldingen

Collectieve rit

Bij een collectieve rit worden de vermeldingen verstrekt per vervoerde persoon — of per klant als de klant niet de vervoerde persoon is. De prijs (vermelding 11) is dan de prijs per persoon, steeds voorafgegaan door « te betalen bedrag ».

Eén vaag globaal ticket voor de hele groep vervangt deze eis niet. Elke betrokkene moet zijn deel en zijn ritgegevens kunnen identificeren.

Parkeer- en tolkosten: bewijs verplicht

Extra kosten verbonden aan het individueel bezoldigd personenvervoer (parkeren, wegentol, enz.) mogen aan de klant worden doorgerekend, op voorwaarde dat het bewijs van die kosten wordt geleverd (artikel 35, § 2).

Een regel « parking 8 € » zonder ticket of bewijs volstaat niet. Bewaar het bewijs bij het vervoerbewijs (of voeg het toe aan PDF / e-mail) zodat de klant het bedrag kan controleren.

Print of digitaal?

De boordapparatuur moet de gegevens van artikelen 34 en 35 beveiligd kunnen registreren, opslaan en raadplegen (artikel 33). Het bewijs mag dus digitaal zijn — PDF, scherm, verzending — zolang:

• de 12 vermeldingen aanwezig en onuitwisbaar zijn;
• de klant het echt ontvangt;
• er een betrouwbaar controlespoor is tussen bewijs en dienstverlening;
• de gegevens raadpleegbaar en voorlegbaar blijven bij controle.

Printen is op zich niet verplicht. Niets afgeven, of « we sturen later misschien », is niet conform.

E-mail na de rit

Een e-mail (of PDF in de app) meteen na de rit is gangbaar en aanvaardbaar als de klant het echt ontvangt en de inhoud de 12 vermeldingen dekt. Een e-mail dagen later, handmatig geconstrueerd, of nooit verzonden, vervangt de afgifte aan het einde van de rit niet.

Bij B2B-ritten moet het facturatie-/klantadres dat van de beoogde ontvanger zijn — geen generieke mailbox die nooit wordt gelezen.

Handgeschreven uitzondering (storing tijdens de rit)

In principe mag geen handgeschreven vervoerbewijs worden gegeven (artikel 35, § 1). Artikel 42, § 3 voorziet een beperkte afwijking: als tijdens de rit een storing verhindert om het bewijs anders af te geven, geeft de bestuurder een handgeschreven bewijs met alle gegevens van artikel 35, § 1.

Daarna mag het voertuig geen nieuwe personen meer vervoeren zolang die onmogelijkheid bestaat. Dat is geen dagelijkse shortcut « om sneller te gaan ».

Het is geen factuur

Het vervoerbewijs is een verplichting uit de Vlaamse taxiregelgeving. Een factuur volgt aparte handels- en fiscale regels (btw-vermeldingen, factuurnummer, identiteit van de klant, enz.). Een conform vervoerbewijs is niet automatisch een geldige factuur — en omgekeerd.

Plak niet « factuur » op een onvolledig bewijs, en denk niet dat een factuur alleen het vervoerbewijs vervangt.

Wanneer ook een factuur nodig is (B2B, Peppol 2026)

Voor veel particuliere ritten volstaat het vervoerbewijs voor de taxiregelgeving. Zodra het om een B2B-relatie gaat (bedrijfsklant, bedrijfsaccount, periodieke facturatie), kan een Belgisch conforme factuur extra vereist zijn.

Sinds 2026 geldt stapsgewijs de gestructureerde B2B e-facturatie (Peppol / Belgische verplichtingen) tussen ondernemingen. Het vervoerbewijs vervangt die gestructureerde elektronische factuur niet. Behandel beide stromen: bewijs (taxi) + factuur (fiscaal / commercieel) wanneer de context dat vraagt.

Niet automatisch een betalingsbewijs

Het vervoerbewijs beschrijft de rit en het te betalen bedrag. Het bewijst niet automatisch dat de betaling is ontvangen (contant, kaart, overschrijving, platformsaldo). Het betalingsbewijs blijft een apart document of flow (terminalticket, rekeninguittreksel, platformbevestiging).

Vooruitbetaalde rit

Vooruitbetaling (forfait, prepaid, krediet) ontheft niet van het vervoerbewijs. Betaling en transport zijn gescheiden: het bewijs wordt gemaakt wanneer de rit echt is uitgevoerd, met uren, plaatsen, kilometers en eindprijs van die rit.

Consistentie met de dienststaat

De gegevens van het bewijs moeten overeenkomen met die van de dienststaat van dezelfde chauffeur / voertuig / rit: nummer, uren, plaatsen, km, prijs. Een « opgesmukt » ticket voor de klant en een andere blad voor controle is een groot risico.

Voor de detail van een straattaxi-dag, zie de speciale gids. Voor het vergunningsdossier en modellen: TaxiGer voor een vergunningaanvraag.

Bewaring 7 jaar

De exploitant (en de eventuele tussenpersoon) bewaren de beveiligde gegevens van artikelen 34 en 35 gedurende zeven jaar (artikel 36). Ze moeten ze kunnen terugvinden (datum, nummer, chauffeur, voertuig, rit) en voorleggen aan bevoegde agenten.

« Het staat op de telefoon van de chauffeur » is geen bedrijfsbewaarstrategie.

Voorleggen bij controle

Op verzoek van bevoegde personeelsleden en agenten moet de bestuurder de beveiligde gegevens van artikelen 34 en 35 kunnen voorleggen (artikel 36, § 1). Leesbare, begrijpelijke vorm, identiek aan de oorspronkelijke gegevens — ook bij digitale opslag in België of in het buitenland.

De meest voorkomende fouten

• Wachten tot de klant vraagt — afgifte is standaard verplicht.
• Ontbrekende vermeldingen — vooral ritnummer, plaatsen, klachten.
• Dagelijks handgeschreven bewijs — enkel de storing uit artikel 42.
• Verwarring met factuur of betalingsbewijs — drie documenten / rollen.
• Prepaid zonder bewijs — het vervoerbewijs blijft verschuldigd.
• Inconsistentie met dienststaat of Chiron — Chiron vervangt het klantbewijs niet.
• Extra kosten zonder bewijs — parking / tol zonder justificatie.

Controlelijst voor de exploitant — 12 punten

Een korte review, regelmatig:

1. heeft elke rit een bewijs zonder verzoek?
2. is de ontvanger correct (passagier vs klant)?
3. zijn de 12 vermeldingen aanwezig?
4. is het volgnummer oplopend en uniek?
5. zijn plaatsen / GPS en uren coherent?
6. klopt km, tarief en prijs met de rit?
7. blok « klachten » volledig (tussenpersoon, gemeente, orgaan)?
8. collectieve ritten: vermeldingen per persoon / klant?
9. parking / tol: bewijs bijgevoegd?
10. digitaal: heeft de klant PDF / e-mail echt ontvangen?
11. consistentie met de dienststaat van dezelfde dag?
12. archief 7 jaar: bewijzen terugvindbaar op datum / nr. / chauffeur / voertuig?

Wat te onthouden — drie aparte documenten

Verwar niet:

• Vervoerbewijs — één rit, aan klant / passagier, 12 vermeldingen, artikel 35;
• Dienststaat — hele dienstperiode van de chauffeur, artikel 34;
• Chiron-berichten — administratieve ritmelding — vervangt noch bewijs noch dienststaat.

Factuur en betalingsbewijs kunnen commercieel bijkomen, zonder het vervoerbewijs te vervangen.

Verder lezen: hub Documenten, vervoerbewijs en dienststaat, en de dienststaatgegevens.

Veelgestelde vragen

Officiële bronnen

• Besluit van de Vlaamse Regering van 9 juni 2023 — artikelen 33, 35, 36 en 42
• Decreet van 29 maart 2019 — individueel bezoldigd personenvervoer
• Officiële nota bij het besluit van 9 juni 2023
• FOD Financiën — Boekhouding en facturatie
• FOD Economie — Functies en algemene regels van facturen
• eFacture Belgium — B2B-verplichting sinds 2026
• eFacture Belgium — Algemene B2B-vragen